Preciso guardar as notas fiscais físicas?

Essa é uma pergunta que muitas empresas interessadas em utilizar uma solução para armazenar digitalmente as notas e comprovantes costumava fazer. Principalmente em empresas pequenas e médias que não costumam ter áreas com profissionais especializados em aspectos tributários e jurídicos, que não possuem recursos para consultar pareceres de advogados ou mesmo comitês de discussão sobre o tema.

Muito se discutiu ao longo dos últimos anos e era notável um avanço no entendimento  de que não seria mais necessário arquivar fisicamente os comprovantes. Ainda assim, alguns profissionais mais precavidos sentiam-se inseguros e preferiam arquivar os documentos caso fosse necessário apresentar em uma eventualmente fiscalização da Receita Federal.

Isso até o dia 09 de Outubro de 2019. Felizmente, para esclarecer o tema de uma vez por todas e matar qualquer eventual insegurança, a Receita Federal do Brasil publicou no Diário Oficial da União o Ato Declaratório Interpretativo nº 4 de 2019 (que você pode conferir aqui) em que determinou que “O documento digital e sua reprodução terão o mesmo valor probatório do documento original para fins de prova perante a autoridade administrativa em procedimentos de fiscalização”.

A Receita foi além e declarou que os documentos digitalizados podem ser eliminados depois do prazo de validação do crédito tributário. Com a palavra o Ato declaratório assinado pelo Subsecretário-geral da Receita Federal: “Os documentos armazenados em meio eletrônico, óptico ou equivalente poderão ser eliminados depois de transcorrido o prazo de prescrição dos créditos tributários decorrentes das operações a que eles se referem”.

Com a situação finalmente pacificada pela Receita Federal não há mais razões para qualquer insegurança por parte das empresas que justificariam a manutenção de um processo caro, lento e analógico de controle das despesas com viagens.


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