O que é o gerenciamento de viagens corporativas

O gerenciamento de viagens corporativas é todo o processo de administração das viagens feitas por colaboradores de uma empresa, como organizar, planejar, comprar de passagens, reservas de hotel e assim por diante. Além das tarefas que evolvem a realização das viagens, também faz parte do gerenciamento o estudo analítico do histórico de gastos assim como perfil de viagens da empresa, para que se possa tomar melhores decisões futuras, inclusive desenhando e renovando estratégias para uma maior eficiência nos gastos.

Geralmente este é um trabalho feito colaborativamente entre setores, sendo eles: Financeiro, Recursos Humanos e os próprios viajantes.

Um encontro presencial é uma poderosa ferramenta para uma empresa. Na era digital, é muito mais comum que se façam conferências e reuniões online, se pensarmos bem, até mesmo em nosso dia a dia e vida pessoal, as interações face a face tem se tornado escassas. Pensando nisso, é um movimento estratégico muito interessante comparecer pessoalmente para tratar de negócios, seja para novas aquisições ou para fortalecer o vínculo entre companhias.

Na Smartrips, gostamos de dividir a gestão de viagens em três grandes áreas

A compra de viagem é o primeiro processo da gestão. Nesse momento, a empresa deve pensar não só de quem vai comprar suas viagens (OTAs, TMCs, ou até uma solução mais atual como a da Smartrips), mas também ter em mente como vai comprar. O como é muito importante para alcançar o máximo de eficiência nesse processo. A definição de meio de pagamento, se cada viajante vai buscar sua própria viagem ou se a empresa vai centralizar as solicitações, e principalmente a experiência de quem viaja ao passar pelo processo de compra, podem trazer economias de dinheiro e tempo muito significativas para a empresa. Outro ponto importantíssimo no processo de compra, é ter a certeza de que o canal escolhido te fornecerá um suporte incrível, com agentes qualificados para a máxima segurança para os eventuais casos de necessidade.

O controle dos gastos é um dos temas mais importantes, que muitas vezes acaba sendo até negligenciado. O primeiro passo para um bom controle de gastos é o planejamento dele. Com isso, se tem um primeiro guia gerencial do que é esperado para aquele tipo de despesa. É fato que faz muito sentido empoderar e dar mais autonomia para os viajantes no processo de compra, pois esse tipo de estratégia traz velocidade e eficiência para a empresa. Mas para alcançar o máximo de retorno das viagens, é necessário pensar estratégias e ferramentas de controle, para que os gastos com viagens estejam alinhados com as expectativas e planejamentos da empresa. Faz todo sentido que se desenhe uma política de viagens que converse bem com o perfil de viagens da empresa. Pensar fluxos de aprovação, sempre que necessário, mas tomando o cuidado de não burocratizar as compras que estejam alinhadas com a política de viagens. Sempre incentivar o comportamento de economia dentro da empresa. E até aproveitar de mecanismos de controle orçamentário organizados por centro de custo, para que os gastos não ultrapassem o esperado.

A visibilidade é essencial na gestão de viagens para que a empresa tenha o entendimento de como se dão seus gastos. Só assim é possível perceber quais decisões foram corretas e devem ser estimuladas e reforçadas, mas também perceber onde erraram e precisam pensar em correções futuras. Ter visibilidade fácil dos gastos e suas dinâmicas ajuda muito a empresa a tomar melhores decisões e encontrar os caminhos para economizar.

Porque é importante ter um bom gerenciamento

Ter um bom gerenciamento de viagens é importante para que se garanta que as viagens realizadas pela empresa estão de fato trazendo um retorno maior do que seus próprios custos. Muitas vezes é difícil tangibilizar com exatidão esse retorno. Mas com certeza, ao implementar uma boa gestão de viagens, esse retorno positivo aumenta significativamente, trazendo assim melhores resultados para a empresa.

Como fazer a gestão de viagens

Existe má gestão de viagem e boa gestão de viagem.

Para se fazer uma boa gestão, é necessário entender quais fatores sua empresa deve considerar. E para isso, você precisa entender quais os maiores desafios que sua empresa tem hoje. Só com muita clareza dos problemas, é possível encontrar quais soluções se adequam melhor às suas necessidades.

Para ajudar empresas nessa pesquisa, a Smartrips organizou um Checklist das principais ferramentas e funcionalidades para procurar em uma solução de viagens a trabalho.

A Smartrips criou a solução perfeita para as companhias e seus viajantes, simplificando as etapas de gerenciamento e focando no que realmente importa. Afinal, a gestão de viagens corporativas pode sim ser simples, digital e transparente. Para conhecer melhor nosso produto, cadastre sua empresa aqui.

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